Certificati di malattia. Finita la fase sperimentale l'Inps chiarisce lo stato dell'arte

Indipendentemente dagli inizi, che fin dal primo giorno si manifestano molto laboriosi, il cammino dell’invio telematico delle certificazioni di malattia è finalmente giunto verso l’epilogo, cioè ad attuazione, anche per il settore privato. Infatti l’art. 25 della Legge 183/2010, cosiddetta “collegato lavoro” stabilisce che in tutti i casi di assenza per malattia dei dipendenti da lavoro privato si attuano, per il rilascio dell’attestazione di malattia, le disposizioni dell’art. 55 del d.lgs. 165/2001, le quali prescrivono che “in tutti i casi di assenza per malattia la certificazione medica è inviata per via telematica, direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria che la rilascia all’Istituto nazionale della previdenza sociale”.

Si conclude così un lungo iter che parte appunto dal 2001 e che, attraverso varie vicende legislative e procedimentali, ha interessato il settore pubblico e quello privato. In questi giorni la circolare INPS n. 21 dello scorso 31 gennaio riassume lo stato dell’arte, anche in coincidenza del fatto che proprio lo stesso termine del 31 gennaio 2011 è quello indicato come conclusivo della fase sperimentale nel corso della quale sarebbero stati perfezionati i meccanismi di transizione, ivi compresa una sorta di sanatoria per quei medici che ancora non dovessero provvedere alle trasmissioni secondo le nuove regole.

Prima di passare ad una sintetica esposizione della materia, anche in rapporto ai soggetti che ne sono interessati, vale la pena di ricordare che l’istituto è già a regime per la pubblica amministrazione e che in proposito il Dipartimento della funzione pubblica aveva già emanato direttive procedurali con la circolare n. 1 del 19 marzo 2010 ed alle quali l’Inps si è conformato con le sue circolari n. 60 del 16 aprile e n. 119 del 7 settembre 2010.

Il medico

Il procedimento si svolge mettendo in movimento,  nell’ordine cronologico della vicenda malattia, quattro attori: il lavoratore, il medico, l’Inps, il datore di lavoro pubblico o privato. Nell’ordine operativo il primo soggetto ad essere interessato dalla procedura è il medico. Il medico certificatore è ogni medico dal quale può pervenire la certificazione di malattia, che sia dipendente del SSN o convenzionato, ma anche medico libero professionista(1)(2) e deve inviare il certificato di malattia tramite trasmissione telematica al Sistema di accoglienza centrale (SAC)(3), che provvede poi all’inoltro all’Inps. La certificazione di malattia telematica deve contenere le indicazioni anagrafiche del lavoratore, il codice fiscale, la residenza o il domicilio abituale ed il domicilio di reperibilità durante la malattia, la diagnosi nosologica ed il relativo codice. Deve inoltre essere dichiarata la data di inizio malattia, quella di rilascio della certificazione e di presunta fine della malattia, nonché, nei casi di accertamenti successivi al primo, di prosecuzione o ricaduta della malattia; deve essere specificato infine se si tratta di visita ambulatoriale o domiciliare. Il medico contestualmente rilascia al lavoratore un attestato di malattia, senza diagnosi, da recapitare al datore di lavoro ed un certificato di malattia, contenente diagnosi ad uso personale dell’assistito.

La mancata trasmissione della certificazione per via telematica da parte dei soggetti che vi sono tenuti, costituisce illecito disciplinare e quindi viene sanzionata come tale per i medici dipendenti dal SSN e come violazione della responsabilità convenzionale nel caso dei medici convenzionati. Le condotte sanzionate possono portare per i primi fino al licenziamento, per i secondi fino alla decadenza della convenzione. Organi competenti ad irrogare le sanzioni sono le ASL da cui dipendono i medici o con cui i medici sono in rapporto di convenzione. Non sono sanzionabili i medici liberi professionisti, salvo presumibile notifica all’ordine competente, anche se ciò non è per ora espressamente indicato.

Era tuttavia previsto un periodo transitorio, in principio fissato in tre mesi, poi esteso sotto forma di collaudo, di monitoraggio e quindi di verifica con successive scadenze fino alla definitiva data del 31 gennaio 2011, termine entro il quale non si sarebbe proceduto a contestare addebiti ai medici inadempienti. In questi giorni si ha notizia di un malfunzionamento quasi generale del sistema per l’eccessivo intasamento, circostanza per la quale alcune ASL hanno già stabilito che non applicheranno sanzioni fino alla definitiva messa a punto e funzionamento del sistema(4).

Il lavoratore

Nel corso della visita medica il lavoratore presenta la tessera sanitaria, che è comprensiva del codice fiscale e, per effetto della nuova procedura telematica, gode del vantaggio di non essere più obbligato in caso di prestazioni a suo favore a recapitare all’Inps, direttamente o per raccomandata, l’attestato di malattia, che invece dovrà far pervenire al datore di lavoro, a meno che quest’ultimo, come si dirà più avanti, non abbia optato per la particolare procedura di ricezione delle attestazioni da parte dell’Inps.

Il lavoratore fornisce inoltre al medico, affinché lo possa inserire nella certificazione, l’indirizzo di reperibilità, eventualmente diverso dalla residenza oppure dal domicilio abituale precedentemente comunicato.

Il certificato di malattia contenente la diagnosi sarà invece consegnato dal medico al lavoratore direttamente oppure, su sua richiesta, potrà essere messo a disposizione del lavoratore stesso sulla propria casella di posta elettronica o di posta elettronica certificata. Nel caso in cui il medico fosse impossibilitato a produrre una copia stampata del certificato o ad inoltrarla alla casella di posta elettronica del lavoratore, quest’ultimo dovrà richiedere al medico il numero di protocollo identificativo del certificato inviato alla SAC per la visualizzazione del documento.

Il lavoratore può in ogni caso collegarsi con il sito dell’Inps per tutte le sue necessità derivanti dalla malattia o con la modalità sopra indicata [numero di protocollo e codice fiscale] oppure tramite un codice PIN che può richiedere direttamente sia presso gli uffici dell’Inps sia via internet sia ancora tramite Contact Center.

Il datore di lavoro

E’ riservata ai datori di lavoro la facoltà, come per il passato e secondo le stesse modalità e scadenza, di ricevere direttamente dal lavoratore l’attestato di malattia che il medico curante gli ha rilasciato. In alternativa il datore di lavoro può optare per la ricezione dell’attestato direttamente dall’Inps, liberando così il lavoratore da quest’onere e contemporaneamente assicurandosi contro la mancata o la tardiva produzione del documento da parte del lavoratore. L’opzione deve essere comunicata ai lavoratori, affinché gli stessi siano a conoscenza dell’esenzione dall’inoltro diretto dell’attestato al datore di lavoro. L’attestato può essere ricevuto secondo due distinte modalità, tra loro alternative(5):

     mediante la consultazione diretta dal sito Inps per codice fiscale e PIN, che può essere richiesto tramite Internet, oppure Contact Center oppure direttamente agli uffici Inps, presentando un apposito modulo; il PIN può essere già in possesso dal datore di lavoro ed in questo caso occorrerà chiedere autorizzazione aggiuntiva per questa specifica funzione;

     effettuando una richiesta per ricevere l’attestato sulla casella PEC del datore di lavoro; l’operazione può essere eseguita rivolgendo domanda all’indirizzo PEC di una sede Inps oppure on-line sul sito Intranet dell’Inps [attualmente però di difficile raggiungibilità] fornendo la matricola aziendale ed utilizzando in entrambi i casi l’indirizzo PEC al quale si vuole siano indirizzati i documenti telematici ricevuti dai medici; le relative istruzioni sono contenute nell’allegato 1 alla circolare Inps n. 119 del 7 settembre 2010. Gli invii saranno effettuati dall’Inps giornalmente.

Qualunque sia la procedura prescelta, il datore di lavoro deve inviare, entro 24 ore dalla ricezione dell’attestato di malattia, l’attestato stesso alla casella di posta elettronica nominativa del lavoratore oppure alla casella di posta certificata. Questo in caso di lavoratore dipendente della pubblica amministrazione, ma si ha motivo di ritenere che lo stesso obbligo debba essere esteso anche al settore privato, sia pur senza la tassatività dell’uso della posta elettronica, mezzo di comunicazione non vincolante per i dipendenti del settore privato.

I datori di lavoro devono chiedere tempestivamente, sempre per via telematica, la revoca dell’ autorizzazione qualora cessino o sospendano l’attività, oppure l’intestatario del PIN non faccia più parte, per qualsiasi motivo, della struttura. L’Inps provvederà in proposito con effetto immediato.

C’è da osservare infine che da tutto il procedimento in questione sono per ora esclusi i consulenti del lavoro o gli altri professionisti abilitati ai sensi della Legge 12/79, in quanto delegabili a ricevere gli attestati per conto dei datori di lavoro a favore dei quali svolgono consulenza e le operazioni relative all’amministrazione del personale. Ci auguriamo che si tratti di una carenza transitoria, anche in considerazione del fatto che con la circolare n. 60 del  16 aprile 2010 l’Inps autorizza i datori di lavoro a delegare propri dipendenti  a dotarsi di PIN per l’accesso agli attestati di malattia del personale(6) e non si vede perché non possa farlo a favore del proprio consulente.

L’Inps

L’Inps è  istituzionalmente incaricato di assicurare la circolazione telematica attraverso il rilascio del PIN, sia ai cittadini lavoratori che ne fanno richiesta attraverso i canali individuati di internet, Contact Center ed uffici territoriali Inps, sia ai datori di lavoro pubblico e privato od ai loro delegati. Per quanto riguarda i datori di lavoro i loro rappresentanti legali dovranno compilare e sottoscrivere un apposito modello di richiesta con l’indicazione dei dipendenti autorizzati a ricevere il PIN, con allegato, da parte di ciascun autorizzato, un modulo di richiesta individuale compilato e sottoscritto e fotocopia di un documento d’identità del sottoscrittore. Accanto a questo servizio nei confronti dei datori di lavoro pubblici e privato, l’Inps mette a disposizione dei lavoratori le attestazioni di malattia relative ai certificati ricevuti. Per poter usufruire di questo servizio il lavoratore deve accedere direttamente al sistema Inps con il suo numero di codice fiscale ed il protocollo ricevuto dal medico.


Tale procedura è la condizione richiesta affinché l’Inps possa mettere a disposizione dei datori di lavoro le attestazioni di malattie ricevute. Queste, inviate dai medici e provenienti dal SAC, vengono selezionate per individuare quelle dei lavoratori che hanno diritto all’indennità di malattia e da destinare alle strutture operative competenti per territorio.

Accanto a queste funzioni relative alla circolazione degli eventi e relativa documentazione, l’Inps si occupa di organizzare le attività di gestione della malattia, ripartendole secondo le esigenze del suo modello organizzativo, così come illustrato nella citata circolare 60/2010, in particolare distribuendo le attività nella quattro aree funzionali:

• medico-legale, per la valutazione professionale di competenza
• controllo prestazioni, per la gestione amministrativa delle visite di controllo e per il relativo regime sanzionatorio, nonché per i pagamenti alle ASL, ecc.
• prestazioni a sostegno del reddito, per la liquidazione delle indennità di malattia
• anagrafica e flussi,per la gestione delle elaborazioni.

Vale infine la pena di ricordare l’assistenza prestata agli interlocutori interessati, datori di lavoro e lavoratori, ma anche medici curanti, attraverso gli operatori del Contact Center integrato Inps/Inail, con supporto telefonico diretto. Viene fornita in particolare assistenza sulla navigazione nel sito e sulle procedure di consultazione dei certificati, nonché le informazioni e le risposte ai quesiti di interesse generale sulla materia.

Silla Cellino

Pubblicato sul n. 7/2011 di Consulenza Buffetti

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(1) La precisazione è contenuta nella circolare n. 2/2010 del Dipartimento della funzione pubblica.

(2) I certificati possono essere rilasciati anche, qualora ricorra il caso, dalle strutture di pronto soccorso e dagli ospedali nelle ipotesi di ricovero e dimissione, ma si sono registrate particolarità e criticità che hanno indotto l’Amministrazione a prevedere un periodo di sperimentazione e monitoraggio durante il quale i medici addetti a questo tipo di strutture continueranno ad elaborare i certificati in forma cartacea ed i dipendenti a recapitare o consegnare tempestivamente i certificati stessi all’amministrazione di appartenenza. Questo, come previsto dalla sopra richiamata circolare n. 2/2010, a valere per la pubblica amministrazione, ma è da ritenere che, vigendo l’estensione della disciplina dal settore pubblico a quello privato, la fase di sperimentazione coincida per i due settori.

(3) Il SAC è un’infrastruttura tecnologica del  Ministero dell’economia e delle finanze, che consente la ricezione dei dati delle ricette mediche e dei certificati di malattia trasmessi in via telematica ed è reso disponibile dallo stesso Ministero ai sensi di quanto previsto dal d.P.C.m. 26 marzo 2008.

(4) Si fa presente in proposito che la circolare n. 1/2010 del Dipartimento della funzione pubblica prevede che debba essere fatta una verifica anche in relazione alla disponibilità ed al funzionamento dei mezzi telematici e che l’invio non tempestivo della certificazione medica per temporanea interruzione della comunicazione internet non sia sanzionabile.

(5) La procedura che segue è riferita alle aziende private.

(6) Avverte però l’Inps con la medesima circolare  n. 60 che al momento i consulenti del lavoro sono esclusi dalla concessione di tale servizio, però ciò avviene nelle more di decisioni che debbono essere concordate con le parti interessate